Informatie over het privacyreglement
Klanten worden via verschillende wegen op de hoogte gesteld van het privacyreglement.
• Via de website;
• In de algemene voorwaarden van de overeenkomsten (BPVO en OO) die afgesloten worden met de klant;
• Via persoonlijk contact.

Medewerkers van STOC worden op verschillende manieren op de hoogte gesteld van het privacyreglement.
• Tijdens de inwerkperiode;
• Via de arbeidsvoorwaarden en gedragsregels;
• Via intranet.

Dit reglement is voor Scholings Trainings en Opleidings Centrum STOC B.V. (STOC), statutair gevestigd te Bunnik, kantoorhoudend in Den Haag.

Doel en reikwijdte
Doel van het reglement is een vastlegging van regels over de verwerking van persoonsgegevens van deelnemers van STOC. Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens van de betrokkene die door STOC geautomatiseerd en niet-geautomatiseerd worden verwerkt en/of in een bestand zijn of worden opgenomen. Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor zover dat gebruik verenigbaar is met de omschreven doelen van de verwerking. STOC verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk is om die vastgestelde doelen te bereiken.

Soort gegevens
De door STOC gebruikte categorieën van persoonsgegevens zijn:

a. naam, voornamen, voorletters, (titulatuur), geslacht, geboortedatum en geboorteplaats, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, emailadres
b. het persoonsgebonden nummer (BSN);
c. nationaliteit;
d. kopie identiteitsbewijs;
e. kopieën diploma’s en /of getuigschriften betreffende opleidingen die relevant zijn voor het volgen van de opleiding/training bij STOC;
f. gegevens betreffende de gezondheid of het welzijn van de deelnemer voor zover die noodzakelijk zijn voor de ondersteuning;
g. gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs en ondersteuning, alsmede de behaalde studieresultaten;
h. activiteiten die door STOC zijn ondernomen rond de betreffende deelnemer, alsmede de resultaten hiervan indien noodzakelijk voor de ondersteuning;
i. relevante persoonsgegevens die door externe partijen worden verstrekt met betrekking tot de aangemelde problematiek van de betreffende deelnemer.

Verwerking
Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt STOC zich aan de relevante wetgeving waaronder de Wet bescherming persoonsgegevens.

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats voor:

a. de organisatie of het geven van het onderwijs, de begeleiding van deelnemers, dan wel het geven van studieadviezen;
b. het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen;
c. het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
d. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
e. het onderhouden van contacten met de oud-deelnemers van de verantwoordelijke;
f. de uitvoering of toepassing van een andere wet.

Grondslag verwerking
Verwerking van persoonsgegevens gebeurt alleen op grond van:

a. Toestemming: in het geval de betrokkene voor de verwerking zijn toestemming heeft verleend;
b. Overeenkomst: in het geval de gegevensverwerking noodzakelijk is voor afsluiten en de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst of voor controle van de persoonsgegevens;
c. Wettelijke verplichting: in het geval de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan STOC onderworpen is;
d. Vitaal belang;
e. Publiekrechtelijke taak: in het geval de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door het desbetreffende bestuursorgaan dan wel het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrekt;
f. Gerechtvaardigd belang.

Bewaartermijn

STOC bewaart de gegevens niet langer dan dat zij noodzakelijk zijn voor het vervullen van het doel waarvoor zij zijn verkregen, tenzij er een andere wettelijke verplichting is die het langer bewaren van de gegevens verplicht stelt.
Alle resterende, naar individuele personen herleidbare, gegevens worden na de in de wetgeving gestelde termijn nadat de deelnemer de opleiding heeft verlaten, vernietigd. Gegevens voor statistische doeleinden, ontdaan van elk tot de individuele cursist herleidbaar element, kunnen voor onbepaalde tijd worden bewaard.

Toegang
STOC verleent slechts toegang tot de in de administratie en systemen van de STOC opgenomen persoonsgegevens aan:
a. de bewerker en de derde die onder rechtstreeks gezag van STOC staat;
b. de bewerker die gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;’
c. derden die op grond van de wet toegang moet worden verleend, waarbij alleen toegang wordt verleend aan de gegevens waartoe volgens de wet toegang toe moet worden gegeven.

Beveiliging
a. STOC neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat de persoonsgegevens worden beschadigd, verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
b. STOC zorgt dat medewerkers niet meer inzage of toegang hebben tot de persoonsgegevens dan zij strikt noodzakelijk nodig hebben voor de goede uitoefening van hun werk.
c. Bij de beveiligingsmaatregelen wordt rekening gehouden met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging. Daarbij houdt STOC rekening met de concrete risico’s die van toepassing kunnen zijn op de verwerkte persoonsgegevens.
d. Iedereen die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement, en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens die vertrouwelijk zijn of geheim moeten worden gehouden (zoals bijvoorbeeld zorggegevens), en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die persoonsgegevens daarvan.

Inzage
Elke betrokkene heeft recht op inzage van de door STOC verwerkte persoonsgegevens die op hem/haar betrekking hebben. STOC mag voor het inwilligen van dit verzoek een kostprijs verbinden van maximaal € 5,-. Wanneer het verzoek wordt afgewezen dan worden er geen kosten in rekening gebracht. STOC kan vragen om een geldig identiteitsbewijs ter verificatie van de identiteit van de verzoeker.

Verstrekking aan derden
Wanneer daartoe een wettelijke plicht bestaat, kan STOC de persoonsgegevens verstrekken aan derden. Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden kan ook plaats vinden na toestemming van de betrokkene.
Met degene die ten behoeve van STOC persoonsgegevens verwerkt (de bewerker) zoals bijvoorbeeld een leerlingvolgsysteem, sluit STOC een bewerkersovereenkomst af waarin is vastgelegd dat er alleen in opdracht van STOC bewerkingen mogen worden uitgevoerd.

Slotbepaling
Indien er zich een situatie voordoet die niet beschreven is in dit reglement dan neemt de verantwoordelijke de benodigde maatregelen.

Dit reglement wordt vastgesteld door de verantwoordelijke. De verantwoordelijke maakt dit reglement openbaar via de website van STOC.

Dit “privacyreglement van STOC” treedt in werking op 25 april 2017.